Verbis nedir?
7/4/2016 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilere birtakım yükümlülükler getirmiştir. Bu yükümlülüklerden en önemlisi de kısaca Verbis olarak adlandırılan "Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi" dir. Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (Verbis) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 16. maddesinde düzenlenmiştir. Kanuna göre Kişisel Verileri Koruma Kurulu gözetiminde başkanlık tarafından kamuya açık olarak Veri Sorumluları Sicili tutulur. Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerinde veri işlemeye başlamadan önce Verbis sistemine kaydolması zorunlu tutulmuştur. Sicile ilişkin usul ve esaslar Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelikle belirlenmiştir. Bu açıklamalar ışığında Verbis kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin kişisel veri işlemeye başlamadan önce kaydolmaları gereken ve hangi kişisel verileri işlediklerine dair kategorik bazda bilgi girişi yapacakları bir kayıt sistemidir.
Veri Sorumlusu Kimdir?
Veri Sorumlusunun tanımı 6698 Sayılı KVKK m.3/1-I' da tanımlanmıştır. Kanundaki tanımına göre; Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiye "Veri Sorumlusu" denir. Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi de "Veri İşleyen" denir.
Veri sorumlusu kişisel verilerin işlenme amacını ve yöntemini belirleyen kişidir. Bir başka ifadeyle işleme faaliyetinin “neden” ve “nasıl” yapılacağı sorularının cevabını verecek kişidir.
Tüzel kişiler, kişiler verileri işleme faaliyeti kapsamında doğrudan kendileri veri sorumlusudur. Dolayısıyla ilgili düzenlemelerde belirtilen hukuki sorumluluk tüzel kişinin şahsında doğacaktır. Bu konuda kamu hukuku tüzel kişileri ve özel hukuk tüzel kişileri bakımından bir farklılık gözetilmemektedir.
Verbis'e Kimler Kayıt Olmak Zorunda?
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işleme faaliyetine başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline (Verbis) kaydolmak zorundadır. Ancak, işlenen kişisel verilerin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önünde tutulmak koşuluyla, Kurul tarafından Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisnalar getirilebilir. Bu kapsamda;
Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler,
Noterler,
Dernekler, vakıflar ve sendikalardan yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler,
Siyasi partiler,
Avukatlar,
Gümrük müşavirleri,
Arabulucular,
Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler,
Yıllık çalışan sayısı 50 'den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL 'den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar,
VERBİS 'e kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur. Ancak Sicile kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmakla birlikte Veri Sorumluları her halükarda Kanunda belirtilen yükümlülüklerini yerine getirmek zorundadır.
Yıllık Çalışan Sayısı Nasıl Hesaplanır?
Veri sorumlularının yıllık çalışan sayısını hesaplarken öncelikle tamamlanmış bir yıl bulunması gerekmektedir. Bu tamamlanmış yıl içerisinde bulunan 12 aydan en az 7 ayında veri sorumlusunca yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aylık verilmekte olan Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinde bildirilen çalışan sayısının dikkate alınması gerekmektedir. Buna göre veri sorumlusunun bir takvim yılı içerisinde Sosyal Güvenlik Kurumuna vermiş olduğu Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamelerinin en az 7 sinin her birinde bildirmiş olduğu çalışan sayısının 50' den çok olması halinde Kanunda belirtilen tarihlerde kayıt yükümlülüğünü yerine getirmesi gerekecektir. Ayrıca söz konusu 7 ayın aynı yıl içerinde bulunmak kaydıyla ardışık olması zorunlu değildir.
Yıllık Mali Bilanço Toplamı Nasıl Hesaplanır?
Yıllık mali bilanço toplamının hesaplanması için öncelikle yukarıda da belirtildiği üzere tamamlanmış bir takvim yılının olması gerekmektedir. Bu tamamlanmış yıl içerisinde veri sorumlusu tarafından verilmekte olan gelir veya kurumlar vergisi beyanname ekindeki mali tablolarda bulunan mali bilanço bilgisi dikkate alınır. Buna göre bilançoda yer alan "aktif" ya da "pasif" bölümündeki toplam rakam esas alınmalıdır. Bu rakamlar eşit olmak zorundadır.
Verbis'e Son Kayıt Tarihi Ne Zaman ?
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre gerçek ve tüzel kişilere Verbis sistemine kayıt ve bildirim yaptırabilmeleri için belirli bir süre tanınmıştır. Bu süre içerisinde veri sorumlularının ve hazırlanan envanterin Verbis sistemine kaydedilmesi gerekir.
Tüm dünyada olduğu gibi ülkemizde de etkisini gösteren Covid-19 virüs salgını nedeniyle bazı işyerlerinin fiziksel olarak kapalı olduğu veya uzaktan / dönüşümlü çalışma modeli uygulandığı, bu nedenle veri sorumlularınca kişisel veri işleme envanteri hazırlama çalışmalarının yapılamadığı ve Veri Sorumluları Siciline (Sicil) kayıt yükümlülüğünün süresinde yerine getirilemediği gerekçesiyle Sicile kayıt sürelerinin uzatılmasına ilişkin Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 23/06/2020 tarihli ve 2020/482 sayılı Kararı ile;
Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları ile yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için belirlenen sürenin 30.09.2020 tarihine,
Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilançosu 25 milyon TL’ den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için belirlenen sürenin 31.03.2021 tarihine,
Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için belirlenen sürenin 31.03.2021 tarihine,
kadar uzatılmasına karar verilmiştir.
"Kayıt yükümlülüğü altında bulunmamakla birlikte yukarıda belirtilen tarihlerden sonra kayıt yükümlüsü haline gelen veri sorumluları, yükümlülük altına girdikleri andan itibaren otuz gün içerisinde sicile kaydolmaları gerekmektedir."
Verbis 'e Nasıl Kayıt Olunur?
Veri Sorumluları Sicili Kurulun gözetiminde, Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından kamuya açık olarak tutulur. Buna göre VERBİS sistemine Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun internet sitesi olan (https://www.kvkk.gov.tr/) adresinden ulaşılabilir. Açılan sayfada sol üst sekmede yer alan VERBİS butonuna tıklanarak kayıt işlemleri gerçekleştirilebilir.
Yurtiçinde yerleşik gerçek kişi ve tüzel kişi veri sorumluları sicile kaydolurken öncelikle "Veri Sorumlusu Yönetici Girişi" butonuna daha sonra gelen sayfa "Kayıt Olun" butonuna tıklayarak formda belirtilen ilgili alanları doldurarak başvuru formu oluştururlar. Oluşturulan formun çıktısı alınarak ıslak imzalı olarak Kurumun posta adresine posta yoluyla veya varsa kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi üzerinden Kuruma iletilir.
Kurum tarafından yapılan inceleme sonucunda, başvuru formunda belirtilen e-posta adresine "kullanıcı adı" ve "parola" gönderilir. Veri sorumlusu "Veri Sorumlusu Yönetici Girişi" butonu ve kendisine iletilen "kullanıcı adı" ve "parola" ile sisteme girdikten sonra Türkiye'de yerleşik bulunan ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olan bir gerçek kişiyi "irtibat kişisi" olarak atar. Veri sorumlusu irtibat kişisi olarak kendisini, bir başkasını, tüzel kişilik bünyesinde çalışan bir kişiyi veyahut tüzel kişilik dışında çalışan bir kişiyi de atayabilir.
Son olarak atanan irtibat kişisi VERBİS ana sayfasında bulunan "Sicile Kayıt" butonu aracılığıyla giriş yaparak gelen ekranlardaki bilgi girişini tamamlar ve Sicile kayıt işlemi sonuçlandırılır.
Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları ise öncelikle, Türkiye'de yerleşik bir tüzel kişiyi veya Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişiyi "veri sorumlusu temsilcisi" olarak atamalıdır. Bu atamaya ilişkin onaylı ve ıslak imzalı belge Kuruma iletilmelidir. Daha sonra atanan veri sorumlusu temsilcisi aracılığıyla yukarıda belirtilen aşamalar tamamlanarak Sicile kayıt işlemi sonuçlandırılır.
Verbis Ceza ve Yaptırımları Nelerdir?
6698 Sayılı KVKK uyarınca Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerinde veri işlemeye başlamadan önce Verbis sistemine kaydolması zorunlu tutulmuştur.Verbis kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumluları açısından kanunda birtakım ceza ve yaptırımlar öngörülmüştür.
Veri sorumluları siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında Kanunun 18 inci maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde yer alan hükme göre 20.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar idari para cezası uygulanır.
İdari para cezası ile birlikte kişisel verileri hukuka aykırı olarak kaydeden, bir başkasına veren, yayan veya ele geçiren, kanunların belirlediği sürelerin geçmiş olmasına karşın verileri sistem içinde yok etmeyen kişiler hakkında Türk Ceza Kanununa göre hapis cezasına mahkum edileceği belirtilmiştir. Türk Ceza Kanununa göre;
Kişisel verilerin kaydedilmesi
Madde 135- (1) Hukuka aykırı olarak kişisel verileri kaydeden kimseye bir yıldan üç yıla kadar hapis cezası verilir. (2) Kişisel verinin, kişilerin siyasi, felsefi veya dini görüşlerine, ırki kökenlerine; hukuka aykırı olarak ahlaki eğilimlerine, cinsel yaşamlarına, sağlık durumlarına veya sendikal bağlantılarına ilişkin olması durumunda birinci fıkra uyarınca verilecek ceza yarı oranında artırılır.
Verileri hukuka aykırı olarak verme veya ele geçirme
Madde 136- (1) Kişisel verileri, hukuka aykırı olarak bir başkasına veren, yayan veya ele geçiren kişi, iki yıldan dört yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılır. (2) (Ek:17/10/2019-7188/17 md.) Suçun konusunun, Ceza Muhakemesi Kanununun 236 ncı maddesinin beşinci ve altıncı fıkraları uyarınca kayda alınan beyan ve görüntüler olması durumunda verilecek ceza bir kat artırılır.
Nitelikli haller
Madde 137- (1) Yukarıdaki maddelerde tanımlanan suçların; a) Kamu görevlisi tarafından ve görevinin verdiği yetki kötüye kullanılmak suretiyle, b) Belli bir meslek ve sanatın sağladığı kolaylıktan yararlanmak suretiyle, İşlenmesi halinde, verilecek ceza yarı oranında artırılır.
Verileri yok etmeme
Madde 138- (1) Kanunların belirlediği sürelerin geçmiş olmasına karşın verileri sistem içinde yok etmekle yükümlü olanlara görevlerini yerine getirmediklerinde bir yıldan iki yıla kadar hapis cezası verilir. (2) (Ek: 21/2/2014-6526/5 md.) Suçun konusunun Ceza Muhakemesi Kanunu hükümlerine göre ortadan kaldırılması veya yok edilmesi gereken veri olması hâlinde verilecek ceza bir kat artırılır.
Şikayet
Madde 139- (1) Kişisel verilerin kaydedilmesi, verileri hukuka aykırı olarak verme veya ele geçirme ve verileri yok etmeme hariç, bu bölümde yer alan suçların soruşturulması ve kovuşturulması şikayete bağlıdır.
Tüzel kişiler hakkında güvenlik tedbiri uygulanması
Madde 140- (1) Yukarıdaki maddelerde tanımlanan suçların işlenmesi dolayısıyla tüzel kişiler hakkında bunlara özgü güvenlik tedbirlerine hükmolunur.